你的工作時間都浪費在開會、溝通上？IBM台灣總經理教你「有效溝通術」

曾發了會議通知，卻沒人願意來開會...

對專業人士，通常我們都會要求精通溝通，先跟大家分享一下我的經驗，到底溝通怎麼做比較好。

在溝通的過程中，最重要的就是聆聽，聆聽別人的聲音，溝才會通。

我舉個例子，我剛接台灣區市場行銷部總監時，規劃了一個很大的會議，對台灣來說是第一次辦，所以我就發了邀請給同事，認為他們都會來參加。結果當天，除了市場行銷部的同仁之外，還有台灣區總經理跟大中華區總經理，沒有其他任何業務線或後勤人員來參加，當下非常尷尬。

這次之後，我在做任何溝通前，都會周延規劃。例如先去找業務部門的主管，告訴他什麼是重要的，他會聽到什麼內容，讓他覺得這個會對他的部門有用，才不會認為來參加這個會是浪費時間。我同時也要思考，我的會議為什麼比其他會議更重要。後來每一季要開這類大會時，我會一個一個去溝通，如果重要的腳色不能參加，我會重新安排時間。之後，我們每次會議都很有效率，該到的人都會到，該做決定的議題都可以當場做決定。

大家要認知到，職場上真的是沒有人有義務要配合你，即使他跟你是很好的朋友。

一定要讓他覺得是得到了雙贏，大家才能夠互相，這是我的經驗。

開會最重要的原則：避免發散

另一段經歷，是我在做亞太區的行銷總監時，當時我的老闆是位新加坡女性，後來做到了新加坡的總經理，她非常強勢，也非常能幹。我之前就認識她，可是跟她不熟，都必須透過遠距開會，這時就更要把會議內容想得透徹，並且把時間安排的很好。誰來主持、誰要談什麼事、要達成什麼結論，都要講的清清楚楚。事前也要把相關資料提供與會人，讓他們事前可以先了解。

每次開完會之後，我的新加坡老闆會叫我打電話給她，告訴我我今天這整個會議，從安排到主持、到結論，到後續的會議記錄，做的好或是不好。好的部分，他當然稱讚我，不好的部分就要我改進。我也因為這樣學到了很多。線上視訊或是電話會議，表達一定要精準。電話上的1分鐘就像10分鐘一樣長，一定要簡單扼要，不要浪費大家時間。用字遣詞也要很小心，不要造成溝通誤會。

在我這麼多年的經驗裡，最重要的是，開會一定要避免發散。很多人常常開會開到後來，講到別的事以後，都拉不回來了。所以當你發現這個會議已經失焦，請務必拉回來到原來的重點，不要再發散下去。

我跟我的高階主管，也是每兩週到一個月開一次會，有各種不同的議題。事前，我們會先把會議的主題跟目的，告訴要來參與的同仁，也讓他把要準備的報告做好，並統一形式。然後，會議中要追蹤上個月的進展，還有確保下個月要做的事，能夠達到原先設定目標。

不管多熟的客戶，開會都得做準備

至於跟客戶的會議，要做的準備又不同。每次我要去見客戶前，都會邀請同仁來跟我做個簡單的簡報，不管這個客戶是我已經很熟悉的，或是我從來沒有見過的新客戶。我要求業務代表再講一次客戶的背景，還有到底有誰來參加？不同的與會人士，他關心的事件是什麼？我們應該提供什麼內容，才會讓對方覺得對他們有幫助？誰又是能做決定的KEY MAN，他跟其他人的關係是什麼？

還有一個每次見客戶之前，我都會要求團隊準備的是，在過去三個月中，這個客戶有沒有什麼跟IBM有關的議題，不管是我們服務沒有做到位，或有一些其他的連結，我事前一定要先知道。我也希望我的同仁可以告訴我：你希望我在會議中說什麼？哪些事情是要我講的？哪些事情是一線經理去談的？我都會一一確認。

每一次的會議開完以後，要釐清我們希望達成什麼效果。

第一是再約下一次；第二是客戶同意簽約；第三是如果我們沒有辦法達到客戶預期的話，那要告訴客戶，我們能做什麼。每次走出客戶的會議室，都要確認有沒有達成當時進去前所設定的目標。

書面溝通的注意事項

最後，我想談一下書面溝通的技巧。第一是收到e-mail時，回信要注意的事項。

萬一你收到一封挑戰你的email，我建議絕對不要當下就回。因為工作上難免有很多衝突或矛盾，有的人用字遣詞比較直接，甚至比較情緒化，如果你覺得你是對的，又馬上就回，容易引發更多衝突。

一般來說，我都會先把這類信件存在信箱裡，隔天冷靜了之後，再回去看，想想為什麼他會寫這樣的e-mail給我？他希望達成的目的是什麼？在溝通上，我是不是也有不夠完善的部分，讓他誤會了？心平氣和後再回信。

不管是哪一種溝通，都要專注於你的受眾是誰，從他的角度出發，提供他想要的資訊。

先演練，多準備，沒有事情是天生就會的，都是下苦功練習出來的。