抓緊Keyman與時間　沒有攻不下的專案

什麼是未來領導人該具備的核心能力？日本知名企業家暨趨勢專家大前研一面對這個大哉問，給出明確的答案──在管理上可以兼顧理事、理人，還能掌控整體進度的「專案管理」人才，將是最搶手的珍稀人才。

要列舉這類人才的代表，37歲從傳播領域跨足零售業，一躍成為日本知名眼鏡連鎖品牌JINS台灣總經理的邱明琪，絕對是不二人選。

靠著精準的專案管理技巧，她從零售業門外漢，搶進日本前三大、年營收破600億日圓的上市公司JINS擔任管理職，不但成為JINS在6國據點中，唯一的外籍女性總經理，更創下第一位台籍女性執行董事的紀錄。

邱明琪自2015年執掌台灣據點以來，讓JINS從幾乎零知名度，到如今成為極具辨識度的眼鏡連鎖品牌，不僅曾在JINS全球逾600家門市中，締造平均單店業績冠軍的亮眼成績，更連續兩年獲頒集團「社長獎」。

去年全球疫情嚴峻，她卻逆勢發出獎金，鼓勵團隊凝聚向心力，引領JINS台灣再度創下「不可能的任務」，成為全球據點中唯一營收呈正成長的公司。

究竟，邱明琪出線的祕訣是什麼？

從「人」出發：建立電視台駐日據點

喜愛創新、生活充滿變化的邱明琪，學生時期對未來的規畫就相當破格。她考上台灣大學日本語文學系後，為了拓寬職涯，主動進修新聞研究所的課，畢業後成為電視台記者。

她歷經國際新聞、社會、生活、財經等路線的歷練，在2005年自告奮勇到日本當中天電視的特派員。在攻讀早稻田大學取得國際關係碩士學位同時，邊跑新聞回傳給台灣。

「我必須建置一個外派站，難的是，當時公司除了一台攝影機，幾乎沒有提供任何資源，也不抱期待，」邱明琪說。「這個專案不是被assign（交付）的，而是我自己得把它變成一個可行專案。」當下，她沒人、沒錢、沒資源，甚至沒有目標。

在毫無頭緒下，邱明琪從打點「人」開始，她先跟授課老師爭取到有隨時離開課堂處理突發新聞的彈性，但條件是必須把工作上的收穫帶回課堂。

再者，在日本，她沒辦法加入當地的記者俱樂部，只能慢慢與電視台建立關係。後來她提出交換新聞的做法，由邱明琪提供台灣跟中國的畫面，對方提供日本當地重要新聞，這招果然奏效。到後來，她甚至免費得到辦公室。1、2年後，台灣公司決定補人，終於發展成一個有團隊、有規模的專案。

這段經驗對邱明琪後來掌握專案管理有極大的幫助，培養出她雖然只有一個人，卻能解決各種問題的能力。

拆解她的專案管理心法，可以歸納出3個重點。

重點1：建立目標共識，營造好的起手式

專案管理最大的意義，就是工作以推動專案為目標。它要求專案管理者具備統籌性的思考，打破原來壁壘分明的職務區隔。

不過，專案管理要成功，首先主管與同仁之間，要在目標上建立共識，接下來彼此對執行成果的理解，才會在同一條線上。

邱明琪指出，訂定目標需要經過「面談」、「接受」、「覺悟」、「開始執行」4個步驟。如果直接丟下一個不可能的任務，員工會很排斥，所以需要彼此磨合，取得雙方都同意的中間值。

「在執行專案時，mindset（心態）很重要，」邱明琪表示。她制訂專案目標時，會分散至所有人的考核目標中，但不會占太多，比如大概3％。也就是說，這不會直接影響個人的目標考績，但可以讓所有人對這件事有感，會去重視它，而不是推託，認為跟自己無關。

在JINS日本總部有項很好的制度，目前台灣也有推行，就是把所有員工的到職日期、專業領域、工作資歷、近半年的KPI（關鍵績效指標）等資訊建成資料庫。接手專案後，若需要跨部門協助，可以立即查詢，找到關鍵人物，這也會列為對方的KPI，不是額外幫忙。

好的開始是成功的一半，有了充分討論與資源，專案就等於有了漂亮的起手式。

重點2：用進度管理，落實統整、溝通力

邱明琪歸納，好的領導人，必須具備兩大能力。第一是統整力：就算牽涉到自己不懂的領域，也能讓懂的人充分發揮、順利運作。第二則是溝通力，專案過程中少不了與人接觸，身段柔軟一點，通常領導較易成功。

她會設定兩種指標，來衡量統整力與溝通力。第一是進度指標，以JINS的專案經理為例，他要負責新產品上市，從最初接觸工廠到選色、營銷、物流，都要整合。如果能開出一個進度管理表，就可以知道這個時間要找誰、做些什麼。

第二，將溝通力落實在團隊的角色分配與管理。換言之，要讓員工清楚，專案管理要的不是個人的單打獨鬥，而是眾人合力打贏一場戰役。

她舉例， JINS在銷售目標上，並不會制訂員工個人的業績目標，而是以店面為單位。不讓員工背業績，一來是為了避免造成店員逼客人買東西，反倒對品牌產生反感。另一方面，也是讓擁有不同特質的員工，有機會可以發揮個人天賦。

因此，她授權店長自由安排員工負責的職務，而每項任務是以專案來進行管理。

再來，她要求店長針對員工的個人特質與強項，冠上所屬職務代號，並以資深、資淺來區分代表顏色，例如，藍色代表資深員工、橘色代表新人。而CS（Customer Service ）指的是顧客滿意度、VMD（Visual Merchandising）代表的是商品陳列。

只要店長清楚員工的戰力，就能適當做出調配，例如，員工善於言談、招待客人，可以當「CS擔當（日文）」；較具美感的員工，可以作為「VMD擔當」。這樣有助於人力調配上更精準、適性，不同門市出現人力缺口時，也能很快互相支援。

重點3：了解專案成員，擊破關鍵問題

要成功完成一項專案，「人、事、時、資源、品質」，5大要素缺一不可。 但若要邱明琪從中挑選兩樣優先執行，她毫不猶豫回答：「人」跟「時間」。

邱明琪接著說，她人生遇到最有挑戰性的專案管理經驗，是促成日本電視台與中天電視合資成立媒體公司。當時兩者規模差異太大，根本是不可能的事。

然而，邱明琪靠著一步步找到關聯人士，打聽到日本電視台高層對於這門投資的想法，以及與台灣電視台合作的態度後，在會議中交出貼近對方需求的提案，總算促成這件好事。

「你要知道自己需要說服誰？繞過誰去傳達意見會更有利？專案的內部狀況怎麼樣？最高層部門主管的個性是什麼？」邱明琪說，她在卡關時，立刻列出這些關鍵問題，然後想辦法逐一擊破。

採訪尾聲，詢問邱明琪，新世代工作人該怎麼做，才有機會在職場展露頭角？「抱持開放學習的心態，不要刻意避開不擅長或是不喜歡的領域，」簡單的一席回答，說明了她為何能夠升至今日的地位。

專案管理的精髓，其實就在於不斷學習，以及從不為自己設限，就像邱明琪的職涯歷程，愈挫愈勇、從零到唯一。

5要領，提升專案管理實戰力

❶透過「面談」、「接受」、「覺悟」、「開始執行」4個步驟訂定目標。主管與員工必須雙方有共識，再付諸實踐。

❷最好將專案目標分散到所有人的考核目標中，但不必占太多。這可以讓所有人有感，會去重視它，而不是推託不理。

❸優秀的專案管理領導人，必須有統整力與溝通力。

❹專案5大要素「人、事、時、資源、品質」中，最優先要掌握的是「人」跟「時間」。

❺專案管理者應該盡可能去了解每個成員的工作內容。

邱明琪 JINS台灣總經理

年次｜1977

現職｜JINS控股公司執行董事、JINS台灣總經理

學歷｜台灣大學日本語文學系、早稻田大學國際關係碩士

經歷｜中天新聞記者、策略發展部副總監與東京支局長、黑劍製作協理；從媒體轉換跑道後，被JINS挖角，先後擔任台灣副總經理、總經理、集團執行董事。