以影響代替管理，奧美公關總經理王馥蓓的３大向上管理心法

坐在印有「奧美」的經典紅牆前，奧美董事總經理王馥蓓一邊維持拍照姿勢，一邊不斷跟來來往往的同事熱情的打招呼。在公司擁有好人緣的她，自27歲進入奧美，從資深專員，一路做到公關董事總經理，今年已經是她在台灣奧美的第24個年頭。

和王馥蓓說話時，很難把她跟公關八面玲瓏的形象聯想在一起。說起話來相當直率，回應問題時眼神犀利，有問必答。很少人知道，這位公關界的老手，曾經因為溝通問題，在職場上摔了一跤。這份挫折，讓她領悟到「溝通」在職場的重要性。

就算身居總經理位置，面對組織變動，如何向上影響和自己不同專業的老闆，是她近年學有心得的功課。「與其說向上管理，不如說向上影響，」身處強調「影響力」的公關業，王馥蓓一開始就先重新定調向上管理的概念。雖然自己是老闆，但面對行業內許多不喜歡被管的年輕同事，王馥蓓習慣以「影響」代替較硬性的「管理」觀念。不過，要能成功影響人，溝通是其中的重中之重。王馥蓓在年輕時，就曾經因為不懂溝通而嘗到苦頭。

「那是一次很失敗的工作經驗，」王馥蓓回想起24歲時在汽車公司的工作。那時候還是職場菜鳥的她，一進去就負責協助部門副理，進行一個需要保密的專案。由於專案的機密性質，當時工作經驗不多的她，不太知道如何分享工作進程，直屬主管和同事並不清楚她的工作內容。加上沒有跟人合作，只有對到大老闆，因此在組織裡陷入一個相對孤立的狀態。「大家都不知道我到底在幹嘛？我也沒有講我在做什麼，」王馥蓓回憶。

雖然副理相當滿意她的表現，但在部門內陷入單兵狀態，讓當時的王馥蓓相當掙扎，做了半年就離開公司。回想當時的經歷，王馥蓓說，自己比較沒經驗，加上公司多半是相當資深的男性同仁，一開始容易感到害怕，比較不敢說出自己的看法。如果成熟一點，她會選擇技巧性的分享，只講需要做的程序、遇到的挑戰是什麼，而不講到內容。對於直屬主管，她會主動告知這個專案，有哪些階段，目前進度做到哪裡，讓對方知道她的工作狀況。

另外一個方式，可以請大老闆協助跟小主管說一聲。在職場上，這樣的跨層級借調，大主管很多時候不見得有時間或意識要跟原主管溝通底下員工的工作狀況。王馥蓓認為，可以適時請大老闆幫忙，跟小主管說一下自己在做什麼，直屬主管會比較安心。

從汽車公司離職後，王馥蓓換到雜誌社工作，一年半後到荷蘭攻讀企管碩士。回國後重新準備進入職場時，這個失敗的經驗，讓她思考許多。她意識到，在組織裡把自己做的事講清楚，有其必要性，

因為唯有將溝通這件事做好，你才能影響別人的看法。

針對向上溝通，她歸納出4點通用的原則：

1.主動告知

主動讓主管知道自己在忙什麼，有延遲也會主動先說。更高段的是能夠事先打點好老闆在意的事。王馥蓓以自己帶過的第一個專員為例，這位部屬經常想要有多一點時間做事，在時間管理上不是很理想。但他的祕訣是，告知主管要晚交之前，先跟客戶溝通好後續交件的時間，再來告訴老闆。「他會讓你清楚知道，雖然延遲了，但是他把後面細節都安排好，也把客戶安撫好，所以不用擔心。」而且通常晚交，但是出來的東西都在水準以上，因此雖然有些延遲，但都不會被罵。

2.適時求助

如果有事情做不到或沒做好，要讓老闆知道不行的地方在哪，缺乏什麼樣的協助。底下帶有4個總監的王馥蓓說，站在高階管理者的角度，部屬適時求助，身為主管才能發現問題在哪，也才能在組織裡找人找資源。因此，對於求助這件事保持開放，是很重要的心態。

3.分享成果

公關作為代理商，是很成果導向的行業。適時分享結果，有助於老闆知道自己在做什麼。王馥蓓提醒，客戶如果有抱怨或不愉快，也要向上反應，因為主管沒辦法掌握執行上的很多細節，如果不知道有問題發生，就不能嘗試去解決問題。因此無論結果是好是壞，都應該適時跟主管分享。

4.了解老闆的管理風格

老闆可以分為兩種，一種是願景策略型，另一種是專業技能型。

願景策略型的老闆，在意的是大方向，不喜歡太細瑣的事，要向上影響他的重點，在於了解他最在意的願景或策略是什麼？然後跟他報告時，都要能連到那個願景策略。比如他在意數位轉型，所以報告專案時，要講這個案子會運用公司數位資源，並培養團隊的數位能力，講到這樣就好。至於專案內容、進度到哪這種比較細的內容，不用著墨太多。如果面對的老闆是專業技能型，通常這樣的老闆管得細、管得小，跟他溝通時除了要講結果，過程怎麼做也需要交代。這種老闆，一開始要取得他的信任，需要比較密集的跟他溝通，自己做了什麼、是怎麼做的，＂how to＂的部分要跟他確認清楚，過一段時間取得老闆信任後，就容易獲得更多授權。

即使是總經理，也需要向上影響

即使已經做到董事總經理，王馥蓓對於向上溝通，仍然有所學習。4年前，奧美中國東南區集團董事總經理李景宏接手台灣奧美集團執行長。後續奧美推動全球性的組織改革，台灣奧美旗下的廣告、公關等子品牌，整合為One Ogilvy，財務報表也從多張變為一張。如何讓廣告背景出身的老闆，更了解公關在做的事，成為王馥蓓的新任務。

心法1：不要假設

王馥蓓指出，不要假設老闆一定知道你的日常，即使在同一家公司待了很久，也不要假設對方一定懂你在做什麼。發現主管重視大方向，王馥蓓知道，她必須以對方習慣的方式溝通，並且慢慢累積。在每季績效回顧時，她會簡單講目前手上的案子在做什麼。當有案子得獎，因為這是公司共同重視的項目，她與主管分享時，就多帶一點細節，讓主管知道業內如何判斷公關的專業。

心法2：不要抱怨、主動出擊

部門的年度規劃會議上，王馥蓓會邀請主管來溝通公司的策略方向，會議上的案例競賽，也會邀請執行長和集團其他主管擔任評審，選出當年度做得最好的公關案子。王馥蓓說，讓主管來當評審，他會知道部門是這樣做事和執行，對於專案的類型就會更理解。

另一項作法是，廣告跟公關的案件規模不一樣，當老闆提出疑問，不要馬上跳進去抱怨生意很難做，而是要告訴他解決方法是什麼。比如說，這個客戶營收不高，但有辦法讓他使用到其他服務，為整個集團帶來更多營收，扣回老闆最在意的事情。

她給工作人的建議，是主動想辦法，讓主管更了解你。「每個人的成長過程不一樣，沒有人可以完全了解你的老闆，」王馥蓓說。遇到覺得主管不懂自己的時候，與其在心裡憋著，不如去做一點嘗試，而且要做好堅持一段時間的準備。

心法3：不要放棄

透過過程，讓主管知道自己的專業，他愈了解，會愈知道你跟不同部門同事的運作方法、商業模式是不一樣的，但是這些過程都需要時間累積。

回到王馥蓓自己的管理，她自承是在意細節，但個性上其實不喜歡管太多的人。如果是初來奧美的新手主管，她的方式是前3個月緊盯過程，對焦沒有問題後，就會讓總監自己去做。3個月內會確認對方的做事方法、個性、價值觀，知道彼此在意什麼、不在意什麼，3個月後都沒問題就放手。

「一開始來要盯很緊，是因為讓他知道做事方法，」奧美群業務總監洪夢霜表示，雖然代理商是結果導向，但過程中的溝通細膩度是專業的一環。她舉例，收到客戶要求，有人可能訊息都沒回，就開始埋頭苦幹，務求在最短時間內做出來。比較好的做法，是先讓他知道收到需求，確認好回報時間，才去做事，這樣才能「在源頭就先把事情做好。」

公關業是一個「人」的行業，確認需求、幫助客戶掌握進度，會讓人比較放心，應用在專業技能型的主管身上也是一樣。洪夢霜說，

當主管是有一個有把關責任的人，如果部屬能夠做到主動回報，主管就能專心處理比較棘手的問題，增加工作效率。

面對不同職位和個性的主管，先了解對方的做事風格，以他習慣的方式來溝通，把握主動告知、適時求助和分享成果的大原則，就能成為讓主管放心交辦的人。